DE LA MUNICIPALIDAD Rama del Derecho: Derecho Administrativo. Descriptor: Administración Pública Palabras Claves: Certificación, Certificación Notarial, Certificación Municipal, Artículo 110 del Código Notarial, Artículo 65 de la Ley General de la Administración Pública y Artículos 53 y 80 del Código Municipal Fuentes de Información: Normativa, Doctrina y Jurisprudencia. Fecha: 21/07/2020 Nombre del Investigador: Lic. Esp. Simons Salazar García Contenido 2. Norma General sobre la Potestad de Emitir Certificaciones de la 3. Sobre la Diferencia de las Certificaciones del Secretario y las del 2. Sobre la Potestad Certificadora en la Ley General de la Administración 3. Sobre la Potestad Certificadora del Estado y las Corporaciones RESUMEN El informe de investigación realiza una reseña sobre la Potestad Certificadora del Notario, de la Administración Pública en General y de la Municipal, considerando para ello, los supuestos normativos del artículo 110 del Código Notarial, 65 de la Ley General de la Administración Pública y 53 y 80 del Código Municipal, aunado al criterio que la doctrina, y la jurisprudencia tanto judicial como administrativa, han elaborado, para esta temática NORMATIVA 1. Potestad Certificadora del Notario Público Artículo 110. Potestad certificadora. Los notarios podrán extender, bajo su responsabilidad, certificaciones relativas a inscripciones, expedientes, resoluciones o documentos existentes en registros y oficinas públicas, así como de libros, documentos o piezas privadas en poder de particulares. Para este fin, pueden utilizar fotocopias. En todo caso es necesario indicar si el documento se certifica literalmente, en lo conducente o en relación Si lo certificado fueren documentos privados, el notario debe dejar copia auténtica en el archivo de referencias, con indicación del solicitante y de la hora y fecha en que se expidió En estas certificaciones, podrán corregirse errores materiales o subsanarse omisiones en la pieza original y en las protocolizaciones, lo cual debe advertirse Siempre deben satisfacerse las especies fiscales correspondientes, los timbres o derechos que deban cubrirse, como si las certificaciones fueran expedidas por la oficina o el registro donde constan las piezas originales. Para todos los efectos legales, esas certificaciones tendrán el valor que las leyes conceden a las extendidas por los funcionarios de dichas dependencias, mientras no se compruebe, con certificación emanada de ellos, que carecen de exactitud sin que sea necesario, en este caso, argüir falsedad El notario que en dichas certificaciones consigne datos falsos, aparte de las responsabilidades penales y civiles, será sancionado disciplinariamente En las certificaciones de documentos privados en poder de particulares será aplicable, en lo pertinente, el artículo 107 2. Norma General sobre la Potestad de Emitir Certificaciones de la Administración Pública Artículo 65 1. Todo órgano será competente para realizar las tareas regladas o materiales internas necesarias para la eficiente expedición de sus asuntos 2. La potestad de emitir certificaciones corresponderá únicamente al órgano que tenga funciones de decisión en cuanto a lo certificado o a su secretario 3. Potestad Certificadora en el Régimen Municipal a. El Secretario Municipal Artículo 53. Cada Concejo Municipal contará con un secretario, cuyo nombramiento será competencia del Concejo Municipal. El Secretario únicamente podrá ser suspendido o destituido de su cargo, si existiere justa causa. Serán deberes del Secretario a) Asistir a las sesiones del Concejo, levantar las actas y tenerlas listas dos horas antes del inicio de una sesión, para aprobarlas oportunamente, salvo lo señalado en el artículo 48 de este código b) Transcribir, comunicar o notificar los acuerdos del Concejo, conforme a la ley c) Extender las certificaciones solicitadas a la municipalidad d) Cualquier otro deber que le encarguen las leyes, los reglamentos internos o el Concejo Municipal b. El Contador y el Auditor Municipal Artículo 80. Las certificaciones de los contadores o auditores municipales relativas a deudas por tributos municipales, constituirán título ejecutivo y en el proceso judicial correspondiente solo podrán oponerse las excepciones de pago o prescripción (Corrida su numeración por el artículo 1° de la ley N° 9542 "Ley de Fortalecimiento de la Policía Municipal" del 23 de abril del 2018, que lo traspasó del antiguo artículo 71 al 80) DOCTRINA 1. Concepto de Potestad Certificadora [del Notario Público] Potestad Certificadora: Parte de la actividad del Estado, depositada en notarios autorizados, consistente en extender certificaciones concernientes a inscripciones, expedientes, resoluciones, actos públicos, documentos o piezas privadas que tengan efectos públicos 2. Potestad Certificadora de la Administración Pública [P. 36] El Tribunal Contencioso Administrativo costarricense, describe estos requerimientos como elementos o requisitos, que a su vez deben cumplir con ciertas características. Dichos elementos deben acreditarse en cada acto administrativo concreto, a menos que el propio bloque de legalidad aplicable al caso específico así lo exonere1. Por lo que, elementos como el motivo o el contenido necesariamente deben concurrir para la emisión de cualquier acto administrativo, por otra parte los elementos formales de procedimiento y motivación, deberán satisfacerse en los supuestos expresamente establecidos, caso contrario no resultan indispensables, como es el caso de las certificaciones que son actos administrativos sin requerimiento de un trámite previo para su emisión ni carecen de validez si omiten el análisis jurídico tendente al justificar el elemento contenido del acto, siendo que es simplemente que el ejercicio de la potestad certificadora de la Administración2 3. Sobre la Diferencia de las Certificaciones del Secretario y las del Contador o Auditor Municipal [P. 107] Toda certificación que se refiera a deudas por tributos municipales debe ser extendida necesariamente por el contador o el auditor y no por el secretario, pues este tipo de certificaciones escapa de la competencia del último Con la vigencia de la Ley General de Control Interno, posterior a la promulgación del Código Municipal, y al ser una norma que regula todo lo concerniente a las auditorías internas, y disponer en el artículo 34 que los auditores internos tienen la prohibición para realizar función administrativa, se produjo la derogación tácita del presente artículo, en cuanto a la emisión de certificaciones por parte del auditor interno, por lo que no le es permitido otorgar dichas certificaciones. DAGJ-1135-2008 25/08/2008 oficio N° 08452 de la CGR Las certificaciones que se extiendan serán fiel reflejo del estado real de la cuenta que se pone al cobro y por ello es necesario que se haga un desglose de las partidas que se SAYAGUÉS LASO, Enrique. Tratado de Derecho Administrativo. Fundación Educativa Universitaria Uruguay 2002, pág 15 Tribunal Contencioso Administrativo, Resolución Nº 00071-2018 de 20/02/2018 certifican. La suma que se indique forzosamente debe emanar de los libros que al efecto lleve la corporación respectiva y en los que se asiente el saldo adeudado JURISPRUDENCIA 1. Potestad Certificadora del Notario y el Uso de Vario Idiomas Voto de mayoría V. En lo que interesa, el artículo 70 del Código Notaria define como documento notarial "el expedido o autorizado por el notario público". En el artículo 80 ídem se define las clases de documentos notariales en dos tipos, los protocolares y los extraprotocolares, entre éstos últimos donde se encuentran la certificaciones y traducciones de documentos. En los artículos 71 y 72 del mismo cuerpo legal se establece que "Los documentos notariales deben redactarse en español, (...)" y "Cuando algún compareciente o interesado no comprenda el español, deben intervenir un traductor oficial u otro aceptado por las partes y el notario público, salvo que este entienda el idioma del compareciente. En tal caso, el notario, bajo su responsabilidad, efectuará la traducción legal del texto, si todos los interesados en el acto o contrato lo consintieren. El interesado debe quedar enterado del texto del documento en el idioma que conoce. (...)". Así, se tiene que los comparecientes e interesados deben quedar enterados del contenido de los documentos notariales en el idioma que conocen, cuya comprensión la efectuará a través de un traductor o del propio notario, bajo responsabilidad de este, si conoce el idioma extranjero del rogante de los servicios notariales. Además, el artículo 109 del Código Notarial permite que el notario autorice sus propias traducciones de documentos redactados en idioma distinto del español, que debe adjuntar al original o una copia autenticada por el notario y quien deberá consignar en el documento original la razón de identidad correspondiente. Siendo que el notario público únicamente puede traducir documentos de un idioma distinto del español a éste. Finalmente, el artículo 110 del mismo código establece la potestad de los notarios de expedir certificaciones.- En este asunto, se tiene que la notaria Teresina Incer Espinoza, confeccionó en el papel de seguridad identificado como de su propiedad número 1372 12687000 la certificación notarial en idioma inglés número 47-2011. Esta Cámara arriba a dicha conclusión al considerar que la parte superior del documento, que viene redactado en idioma español, no fue suscrita por la notaria acusada, y al carecer de su firma y demás solemnidades, establecidas en el artículo del Código Notarial, dicho documento no nació a la vida jurídica por lo que no podemos afirmar que se trata de una certificación notarial. Además, la parte inferior o segunda parte del documento objeto del proceso, se encuentra redactado en idioma inglés, por lo que no puede tratarse de una certificación notarial porque la misma viene redactada en idioma distinto del español, lo que está vedado a la cartularia. Y tampoco puede tratarse de una traducción notarial, dado que los notarios no pueden realizar traducciones del idioma español a un idioma diferente a este sino sólo en forma inversa. Se tiene entonces que la denunciada violentó el deber notarial contenido en el numeral 71 del Código Notarial que obliga a todos los notarios a redactar todos sus documento en idioma español. Se le hace ver a la notaria que, cuando entienda el idioma del compareciente o interesado, y bajo su responsabilidad efectué la traducción legal del texto para que este quede enterado del documento en el idioma que conoce, debe hacerlo oralmente y/o eventualmente por escrito, mediante documento privado, como prueba del cumplimiento de sus deberes en la labor notarial 2. Potestad Certificadora de la Administración Pública Voto de mayoría IV. SOBRE EL FONDO. De un estudio minucioso de los argumentos de la parte apelante y lo resuelto por el Concejo Municipal de Heredia, considera este Tribunal que el conflicto gravita en la denegatoria del pago que por concepto de reajuste de precios, han presentado las empresas contratistas dentro de la Licitación Pública 2008LN- públicas de los distritos de Mercedez, San Francisco y Ulloa del Cantón Central de Heredia". En este sentido, según se desprende del primer hecho probado, las empresas contratistas solicitaron reajuste de precios sobre las facturas que datan desde marzo del 2010 hasta febrero del 2013, para un total de 134.733.803,02 colones, al considerar un monto mensual facturado de 12.500.666 colones con excepción de los meses de diciembre 2011 y febrero 2013, en los cuales se incluye un monto de 4.800.000 y 7.644.596 colones respectivamente. Ante lo cual pese al visto bueno de la Proveeduría Institucional, la asesoría legal del Concejo encontró una serie de inconsistencias en el cálculo efectuado por las recurrentes, específicamente en el monto facturado en los meses de agosto 2012, setiembre 2012, octubre 2012, noviembre 2012, diciembre 2012, enero 2013 y febrero 2013; ya que en dichos meses la factura incluye únicamente uno de los ítems adjudicados y contratados. En este punto es importante recordar, que a las recurrentes se les había contratado para el servicio de mantenimiento y limpieza de áreas públicas (ítem N°2), y por el servicio de mantenimiento y limpieza de alcantarillado pluvial (ítem N°3), que una vez prestados de forma conjunta sumaban un total de 12.560.000,66 colones por mes. Del cuadro N°1 elaborado por la asesora legal del Concejo se observa que no hay facturas por el ítem N°2 en los meses de agosto 2012, setiembre del 2012, y febrero 2013, ni por el ítem N°3 en los meses de noviembre 2012, diciembre 2012 y enero 2013; en cuanto a estos meses y siendo que las recurrentes contradicen dicho informe adoptado en el acto final impugnado, le correspondía la carga de la prueba a las empresas para demostrar la existencia de dichas facturas en apego al principio general de quien alega prueba contenido en el 317 del Código Procesal Civil y aplicado en forma supletoria véase que dicha omisión tiene por consecuencia la denegatoria del monto solicitado por concepto de reajuste. No obstante, se equivoca el cuerpo edil al interpretar lo expuesto por su asesora legal, que textualmente recomendó "...la devolución del expediente a la Administración, ya que no se comparte el visto bueno que la Proveeduría Municipal otorga en oficio PRMH-0601-2014..." ; es claro para este Tribunal que dicha asesora no recomendó la denegatoria total de la solicitud de reajuste presentada por las empresas recurrentes, como mal hizo el Concejo en declararla pese a la existencia de un fundamento parcial para su rechazo. Lo anterior, tiene por consecuencia una indubitable incongruencia entre el motivo del acto y su parte dispositiva, en el tanto la inconsistencia encontrada por la asesora del Concejo en la liquidación presentada para su atención, es parcial; pero los señores regidores deciden un rechazo total, denegando el derecho al reajuste de precios peticionado por sus contratistas, tal y como es señalado en el primer agravio deducido en el recurso en marras. Este vicio en el elemento motivo del acto impugnado, hace menester indicar que la conducta formal emanada de la Administración Pública denominada actos administrativos, debe cumplir una serie de requerimientos establecidos por el “ordenamiento” jurídico. Estos requerimientos son denominados por algunos autores como elementos o requisitos, que a su vez deben cumplir con ciertas características Dichos elementos deben acreditarse en cada acto administrativo concreto, a menos que el propio bloque de legalidad aplicable al caso específico así lo exonere. Por lo que, elementos como el motivo o el contenido necesariamente deben concurrir para la emisión de cualquier acto administrativo, por otra parte los elementos formales de procedimiento y motivación, deberán satisfacerse en los supuestos expresamente establecidos, caso contrario no resultan indispensables, como es el caso de las certificaciones que son actos administrativos sin requerimiento de un trámite previo para su emisión ni carecen de validez si omiten el análisis jurídico tendente al justificar el elemento contenido del acto, siendo que es simplemente que el ejercicio de la potestad certificadora de la Administración. Considerando los agravios expuestos por la representación recurrente y lo dispuesto por el acuerdo impugnado, adquiere especial relevancia el elemento motivo (artículo 133 LGAP) como presupuesto jurídico, o circunstancia de hecho que justifica la emisión del acto administrativo, debe recordarse que el motivo del acto administrativo constituye la razón de ser del acto administrativo, lo que obliga o permite su existencia; y en la especie vemos como el Concejo toma como base lo expuesto por su asesora legal para dictar el acto impugnado, con disposiciones más allá de lo recomendado sin justificación alguna Ésta errónea fundamentación del acto impugnado emitido por la Corporación Municipal tiene por consecuencia su invalidez (artículos 133 y 166 de la Ley General de la Administración Pública); y adicionalmente, impacta negativamente en el ejercicio efectivo del derecho de defensa (artículos 39 de la Constitución Política y 8 de la Convención Americana sobre Derechos Humanos), ya que en los términos que fue dictado resulta difícil para los recurrentes debatir sobre las circunstancias reales que motivaron el rechazo total de su gestión, por ejemplo la parte impugnante supone y plantea un debate sobre su obligación de demostrar las variaciones de precios consideradas en las variables de la fórmula utilizada, estas son algunas de las inquietudes que surgen del acto administrativo impugnado y que evidencian el vicio acusado en el elemento motivo y procedimiento del mismo. Al acoger el agravio expresado por la parte apelante sobre un evidente vicio en el motivo y el procedimiento del acto impugnado ante la denegatoria total de su gestión de reajuste de precios, se omite pronunciamiento sobre los otros extremos y se declara con lugar el recurso interpuesto, anulándose el Acuerdo tomado por el Concejo de la Municipalidad de Heredia en la Sesión Ordinaria N°460, celebrada el 14 de diciembre del 2015, a fin que las autoridades municipales efectúen el cálculo correspondiente y se dicte el acto que así resuelva la gestión de la parte recurrente conforme a derecho Al no haber ulterior recurso respecto de lo resuelto, se ha de dar por agotada la vía administrativa 1. Potestad Certificadora del Notario Público Según nos indica la Licda. Rocío Gamboa Gamboa, la Dirección General de Educación Vial, dependencia del Ministerio de Obras Públicas y Transportes e integrante de la Administración Vial, es la responsable de todo el proceso que lleva finalmente a la acreditación para conducir los vehículos automotores. Una de estas etapas la constituye la prueba práctica de manejo De conformidad con la normativa dictada por esa Dirección, al momento de realizar la prueba, los usuarios deben manejar un vehículo que porte toda la documentación que exige la Ley de Tránsito, por cuanto el ordinal 4 de ese cuerpo normativo dispone cuáles son los requerimientos legales que deben satisfacer los vehículos automotores a efecto de transitar libremente en las vías públicas. Veamos “Artículo 4.- Sólo pueden circular legalmente, por las vías públicas los vehículos, de propiedad privada o pública, que reúnan los siguientes requisitos a) Estar inscritos en el Registro Público de Bienes Muebles y portar el correspondiente certificado de propiedad, el cual podrá ser exigido por las autoridades de tránsito en cualquier momento; en su defecto, podrá portar una certificación de ese Registro, expedida como máximo un año antes de la fecha (Así reformado por el artículo 1, inciso 1, de la Ley 7721 de 9 de diciembre de 1997) b) Portar las tarjetas de circulación y de revisión técnica de vehículos, que podrán ser exigidas por las autoridades de tránsito en cualquier momento; además, deberán exhibir en el parabrisas delantero el ecomarchamo y el marchamo de circulación (Así reformado por el artículo 1, inciso 1, de la Ley N. 7721 de 9 de diciembre de 1997) c) Portar las placas de matrícula en el lugar designado del vehículo y el respectivo comprobante de revalidación ch)Portar los permisos especiales de circulación, de conformidad con lo que dispone esta ley d) Cumplir con los requisitos mínimos de seguridad, exigidos en el artículo 31 y cualesquiera otros contemplados en esta Ley y su Reglamento Así reformado el inciso anterior por el artículo 1, punto 1 de la Ley 8779 del 17 de setiembre del 2009).” Como se colige sin mayor dificultad, el inciso a) del artículo 4 es sumamente claro al establecer que los conductores de los vehículos deben portar el correspondiente certificado de propiedad, y la única excepción a ello es una certificación emitida por el Registro Público, que haya sido expedida como plazo máximo un año antes de su fecha de emisión. Sin embargo, a raíz de una situación particular en la cual un usuario presentó una certificación notarial al momento de realizar la prueba práctica de manejo, y la misma fue rechazada, se presenta la interrogante de si puede ser utilizada una certificación notarial en ausencia de los documentos originales, apelando a la potestad certificadora de la que gozan por atribución legal los notarios públicos Ante esa inquietud, la Dirección General del Consejo de Seguridad Vial, mediante oficio DG-0292-08 del 2 de abril del 2008, manifestó expresamente “(…) Como puede verse, el artículo 4 es claro la única excepción a no portar originales de los documentos en él descrito es el Título de Propiedad que puede ser suplido por la Certificación Registral, ni siquiera la notarial suple, y en cuanto a la tarjeta de derechos de circulación y la revisión técnica vehicular la ley no da la oportunidad de suplir estos documentos con copias certificadas, y esto es lógico por cuanto tales documentos son de fácil reposición en el Instituto Nacional de Seguros o en la empresa concesionaria del proceso de Revisión Técnica Vehicular. En segundo lugar, debemos hacer mención de que en ésta Dirección somos conocedores de las circulares y disposiciones que en materia de legitimidad de las actuaciones notariales pero para el caso de los documentos originales que debe portarse en la circulación de vehículos al amparo del artículo 4 de la ley 7331 las certificaciones no pueden ser aceptadas. La certificación notarial de estos documentos es aceptable en la medida de que se desee probar su existencia por ejemplo en un proceso judicial o administrativo donde no tendría sentido aportar los originales si los mismos se requieren para poder circular con los vehículos, pero para la circulación como puede verse la certificación no suple el original” En sentido contrario, la Dirección Nacional de Notariado, mediante Resolución N. 826- 2008 de las catorce horas cincuenta y cinco minutos del veintiséis de mayo del dos mil ocho, rindió criterio al respecto, indicando en lo que nos interesa, lo siguiente “En cuanto al criterio externado por la Dirección General de Educación Vial, del cual se aparta el suscrito, estimo que, como lo señala esa Dirección, la certificación notarial no suple al documento original; sin embargo, dada la posibilidad que tienen los notarios de expedir certificaciones de documentos originales, con igual valor que los expedidos por los Registros y oficinas públicas, es criterio de ésta Dirección, que éstas pueden ser empleadas, en tanto cumplan con las formalidades exigidas por el artículo 110 del Código Notarial, para los fines del mencionado artículo 4 de la Ley 7331, Ley de Tránsito por Vías Públicas y Terrestres, pues entendido de otra forma, implicaría interpretar indebida y erróneamente la última norma citada…” Al efecto, se nos adjunta el criterio rendido por el Lic. Carlos E. Rivas Fernández, Encargado de la Asesoría Legal del Consejo de Seguridad Vial, que en lo que interesa señala “Así tenemos por una parte la situación jurídica de un usuario de las competencias de la Dirección Nacional de Notariado, que pretendía se les reconozcan efectos legales a una certificación notarial para la gestión ya enunciada al inicio, lo que si bien es un tema concreto en torno al petente, enseguida-segundo punto-tiene eventualmente alcances generales, pues potencialmente puede ser aplicado a todos los gestionantes de una licencia de conducir Con los elementos descritos, concluimos que la certificación que como tal se expida por un notario, de fotocopias de los documentos aludidos al inicio, como tal tiene todos los efectos jurídicos que se le asignan a tales instrumentos públicos Pero en la especie concreta, tenemos que la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres N. 7331, salvo excepción puntual que se hace en una misma norma, exige que los conductores porten los originales de los documentos, lo que no puede diferenciarse respecto de las condiciones en que se esté haciendo uso del vehículo, léase para su uso cotidiano o para una actividad como la prueba de manejo Sólo por vía quizás de la integración normativa y ante el concurso de una actividad como la notarial, es que podría concebirse la sustitución de los documentos originales, por la fotocopia certificada de los mismos Esa integración, que más bien asumiría los rasgos de una interpretación normativa, escapa de las potestades de los organismos públicos involucrados en el tema de la prueba práctica de manejo, por lo que debe apelarse a la posición restrictiva de la aplicación de la literalidad normativa que deriva del artículo 4 de la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres N. 7331.” Descrito el anterior marco fáctico en el que gravitan las antagónicas posturas sostenidas por la Dirección General de Educación Vial y la Dirección Nacional de Notariado, y a efecto de dar cabal solución a la interrogante formulada, es esencial referirnos a la potestad certificadora que ostenta el notario público Ciertamente, la potestad certificadora, como parte de la actividad notarial encargada al Estado, ha sido atribuida al notario público debidamente habilitado. En razón de ello, es que el notario puede expedir cualquier tipo de certificación, ya que se encuentra investido de la fe pública que le ha sido otorgada, y por ende esta fe pública hace prueba plena. Los efectos de la fe pública están plasmados en el numeral 31 del Código Notarial, que al respecto señala “Artículo 31.- Efectos de la fe pública El notario tiene fe pública cuando deja constancia de un hecho, suceso, situación, acto o contrato jurídico, cuya finalidad sea asegurar o hacer constar derechos y obligaciones, dentro de los límites que la ley le señala para sus atribuciones y con observación de los requisitos de la ley En virtud de la fe pública, se presumen ciertas las manifestaciones del notario que consten en los instrumentos y demás documentos autorizados por él.” En un sentido estrictamente jurídico, “la fe pública es la autoridad legítima atribuida a determinadas personas para que los documentos que autoricen en debida forma sean considerados como auténticos y lo contenido en ellos sea tenido por verdadero mientras no se haga prueba en contrario”. (REAL ACADEMIA ESPAÑOLA. Dicccionario de la Lengua Española. Espasa Calpe, 1997) La fe pública del notario reporta la capacidad para que aquello que certifica sea creíble. De ese modo, pretende dar confianza a quienes la requieran, ya que es el mismo Estado quien ha delegado esa fiabilidad colectiva. La certeza y seguridad jurídica que brinda la actuación del notario devienen precisamente de esa fe pública de la que goza ese profesional, lo cual hace presumir que todas las manifestaciones que se acreditan en el instrumento público son ciertas. Obviamente para que así opere, y por encontrarse de por medio el interés público, es necesario que el notario esté debidamente habilitado por la Dirección Nacional de Notariado, y la actuación haya sido autorizada o expedida con la certeza de un estado activo en el notario, que deberá ser conforme con la publicidad registral que a esos efectos otorga el Registro Nacional de Notarios La Dirección Nacional de Notariado ha indicado en diversos pronunciamientos “que la función notarial es una función objetiva del Estado, en virtud de la fe pública, cuya titularidad corresponde al Estado, y que es depositada en las personas que cumplan con todos los requisitos y condiciones previamente establecidas por el ordenamiento, mediante un acto de autorización a efecto de que realicen una serie de servicios determinados por los alcances que dicha función les permite (artículo 34 del Código Notarial ).” De conformidad con la potestad certificadora otorgada al notario, es que éste se encuentra en la capacidad para hacer constar hechos, situaciones o cualquier otra información que conste en los documentos que la ley indique y que haya podido verificar por sí mismo, por cuanto los ha tenido a la vista. También es posible que pueda hacer constar la fidelidad de una copia por haber tenido a la vista el documento original, en virtud de la fe pública La Dirección Nacional de Notariado ha manifestado que la expedición de certificaciones notariales, constituye uno de los medios por los cuales el notario asesora a las partes, de manera que la eficacia del servicio requerido depende de que el documento notarial que autorice o expida sea idóneo para concretar la voluntad de los solicitantes de la actuación, es decir, que guarde congruencia con lo requerido y con la fuente primaria de donde se obtuvo la información, convirtiéndose en un modelador entre la asesoría y el fin que persigue el usuario, debiendo cumplir el notario con los deberes funcionales y requisitos formales que exige el Código Notarial para esos efectos Este órgano superior consultivo ha ubicado a la certificación notarial dentro del concepto de documento extraprotocolar, entendiéndolo como aquel documento “autorizado por notario, en original, fuera del protocolo, con las formalidades de ley, en ejercicio de sus funciones y dentro de los límites de su competencia”, tal y como lo concibe el autor Carlos A. Pelosi, en su obra El documento notarial (Buenos Aires, Editorial Astrea, 1987, p. 249). (Dictamen C-116-96) En suma, la certificación notarial por expresa disposición legal, tiene su justificación en algún tipo de documento público o privado que el notario ha tenido la oportunidad de constatar, puesto que lo ha tenido a la vista. Esta facultad que posee el notario para emitir certificaciones se circunscribe únicamente al ámbito documental, por lo que no sería viable la certificación de manifestaciones verbales o de acontecimiento observados por el notario, ya que para ello la ley reserva otros mecanismos. En toda certificación notarial, debe hacerse referencia a la fuente de cual dimana la información que se certifica. La potestad con la que cuenta el notario para certificar cualquier tipo de información que se encuentre registrada en dependencias públicas, la consagra el numeral 110 del Código Notarial, veamos “Artículo 110.- Potestad certificadora Los notarios podrán extender, bajo su responsabilidad, certificaciones relativas a inscripciones, expedientes, resoluciones o documentos existentes en registros y oficinas públicas, así como de libros, documentos o piezas privadas en poder de particulares. Para este fin, pueden utilizar fotocopias. En todo caso es necesario indicar si el documento se certifica literalmente, en lo conducente o en relación Si lo certificado fueren documentos privados, el notario debe dejar copia auténtica en el archivo de referencias, con indicación del solicitante y de la hora y fecha en que se expidió En estas certificaciones, podrán corregirse errores materiales o subsanarse omisiones en la pieza original y en las protocolizaciones, lo cual debe advertirse Siempre deben satisfacerse las especies fiscales correspondientes, los timbres o derechos que deban cubrirse, como si las certificaciones fueran expedidas por la oficina o el registro donde constan las piezas originales. Para todos los efectos legales, esas certificaciones tendrán el valor que las leyes conceden a las extendidas por los funcionarios de dichas dependencias, mientras no se compruebe, con certificación emanada de ellos, que carecen de exactitud sin que sea necesario, en este caso, argüir falsedad El notario que en dichas certificaciones consigne datos falsos, aparte de las responsabilidades penales y civiles, será sancionado disciplinariamente En las certificaciones de documentos privados en poder de particulares será aplicable en lo pertinente, el artículo 107” Como se puede apreciar con suma facilidad de la normativa transcrita, la potestad certificadora del notario es conferida directamente por ley, y en virtud de ella, es que este profesional cuenta con amplias potestades para poder certificar cualquier tipo de documento público o privado que haya tenido a la vista, por ende, el notario puede hacer constar documentalmente hechos, situaciones, datos o cualquier tipo de información que conste en escrituras públicas, inscripciones en registros, expedientes, resoluciones judiciales, o documentos existentes en registros y oficinas públicas, así como documentos privados. La manifestación que este profesional haga de este tipo de información queda cubierta por el sello de la fe pública, lo que le otorga la certeza jurídica de que ese documento (certificación notarial) adquiere el mismo valor que el emitido por el funcionario competente, obviamente mientras no se demuestre lo contrario. Es decir, mientras la certificación no sea desacreditada a través de un documento idóneo. Mientras ello no ocurra, las manifestaciones que el notario haga constar en la certificación se tendrán por ciertas a la fecha y hora en que haya sido expedida, y se mantendrá vigente siempre y cuando el contenido de la certificación no varíe posteriormente En ese sentido, el sello de fe que imprime el notario en una certificación brinda autenticidad y legitimidad respecto del documento, ya que opera una presunción de veracidad respecto al contenido y existencia del mismo. La validez de esa certificación deriva precisamente de la habilitación del notario, puesto que la misma fue extendida dentro de la competencia a él asignada para esos efectos III. CASO CONCRETO Definidos los alcances de la potestad certificadora, y coherentemente con todo lo expuesto, la única conclusión posible a la que se puede arribar, es que no encontramos impedimento legal alguno para no admitir una certificación notarial como sustituto de los documentos originales, que dispone el inciso a) del numeral 4 de la Ley de Tránsito para la circulación de los vehículos, disposición que es aplicada también a todas aquellas personas que deseen realizar la prueba práctica de manejo, dado que existe una disposición de rango legal que otorga a las certificaciones notariales el mismo valor que las leyes conceden a las extendidas por funcionarios de las dependencias públicas, siempre y cuando no se compruebe, con certificación emanada de ellos, que carecen de exactitud. Es decir, en el tanto no se desacredite mediante un documento idóneo lo manifestado por el notario en la certificación, su contenido se tendrá por cierto a la fecha y hora en que ésta haya sido expedida, y se mantendrá vigente siempre que el contenido certificado no varíe posteriormente Precisamente la validez de esta certificación notarial se deriva de la habilitación que se le ha conferido al notario público, siendo que la misma se extiende dentro del marco de competencias que le ha sido asignado, y si ese documento cumple con todos los requerimientos legales, tendrá el mismo valor que la ley otorga a los documentos originales. El Tribunal de Notariado se ha referido a la certificación notarial como un instrumento público que proporciona seguridad jurídica, que es ni más ni menos la certeza de que dicha información certificada es válida, que refleja la verdad de lo transcrito en forma literal o en lo conducente, que por la fe pública que ostenta quien la emana, tiene pleno valor probatorio y fuerza ejecutiva, además que con su intervención, el notario como autor de la certificación, compromete el interés de la colectividad por esa fe pública que le ha delegado el Estado y de la que es depositario, debiendo pasar como verdad legal todo lo que se afirma en la certificación notarial (Voto N. 182—2005 de las 9:15 horas del 22 de setiembre del 2005.) Otro aspecto a considerar en abono a esta tesis, es que el ordinal 369 del Código Procesal Civil, le atribuye a las fotocopias de documentos originales el carácter de instrumento público, si el funcionario que las autoriza certifica en ellas la razón de que son copias fieles de las originales y si cancela las especiales fiscales de ley. Ahora bien, aún y cuando el notario público no ostenta precisamente el carácter de funcionario público como tal, si cuenta con una potestad certificante inclusive muchísimo más amplia que la del funcionario público, en atención a la diversa gama de documentos públicos que el notario puede certificar, dentro o fuera del territorio nacional. En ese mismo sentido, el ordinal 370 del Código Procesal Civil, establece que los documentos o instrumentos públicos, mientras no sean arguidos de falsos, hacen plena prueba de los hechos, que el oficial público afirme en ellos haber realizado él mismo o haber pasado en su presencia, en el ejercicio de sus funciones Aceptar la tesis de una interpretación restrictiva respecto a una aplicación estrictamente literal del inciso a) del artículo 4 de la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres, conduciría a una desaplicación o lesión de la potestad certificadora del notario público conferida expresamente por el Código Notarial, y aún más significaría restarle valor al carácter de instrumento público atribuido a las certificaciones por disposición expresa del Código Procesal Civil En virtud de lo anterior, nada obsta a realizar una integración normativa, ya que una interpretación sistemática y coherente de los preceptos ya analizados, no contraviene o desvirtúa la naturaleza y finalidad que persigue el inciso a) del ordinal 4 de la Ley de Tránsito En efecto, podríamos afirmar que la disposición de cita admite una integración normativa, puesto que el legislador contempló en ella una excepción a la portación de los documentos originales para la circulación de los vehículos en las vías públicas, y esa excepción es la certificación emitida por el Registro Público de la Propiedad Mueble. Ahora bien, tomando en consideración que el notario público tiene la atribución conferida expresamente por una ley de la República de certificar cualquier tipo de documento público o privado que conste en registros u oficinas públicas, pues es claro que el documento que certifique tendrá el mismo valor legal que tiene el documento que está certificando, todo en aras de la fe pública de la cual es depositario el notario y de la seguridad y certeza jurídica que revisten las certificaciones notariales. Por tanto, no se advierte ningún tipo de impedimento legal para que los usuarios que pretendan realizar la prueba práctica de manejo puedan presentar, en ausencia de los documentos originales previstos en el inciso a) del artículo 4 de la Ley de Tránsito, fotocopias certificadas notarialmente No está de más indicar que el hecho de que la Dirección General de Educación Vial, como ente adscrito al Ministerio de Obras Públicas y Transportes, permita la presentación de las fotocopias certificadas en ausencia de los documentos originales, en nada socava las competencias que le han sido conferidas por la Ley de Tránsito para verificar o determinar el cumplimiento de los trámites y requisitos que deben ser observados al momento de efectuar el examen práctico de manejo, ello en atención a los alcances que la normativa notarial vigente le ha conferido a las certificaciones extendidas por el notario público Obviamente la certificación notarial debe cumplir con todas las disposiciones formales que exige al respecto el Código Notarial, de no ser así, la misma debe ser rechazada. En orden a esas formalidades, la certificación debe indicar necesariamente si lo que se está certificando es literal, en lo conducente, o en relación, debiendo siempre satisfacerse las especies fiscales correspondientes, los timbres, o derechos que deban cubrirse, como si las certificaciones fueran expedidas por la oficina o el registro donde constan las piezas originales. De igual forma, el Notario debe el deber, cuando se transcriba o certifique parte de un documento, asiento, pieza o matriz, de advertir, bajo su responsabilidad, que se trata de una transcripción en lo conducente, y que lo omitido no modifica, altera, condiciona, restringe, ni desvirtúa lo transcrito, según lo indican los ordinales 110 en relación al 77 del Código Notarial. En el caso de que se certifiquen asientos registrales, cabe señalar que el notario tiene también la obligación de realizar el respectivo estudio registral, para asegurarse la plena correspondencia y veracidad de la información certificada y plasmada en el documento por él autorizado, ya que es en esa certificación en la que queda de manifiesto el contenido de la fe pública de la que goza, y en todo caso es la que le brindará seguridad jurídica a todos los terceros de que lo manifestado en ella es verdadero CONCLUSIONES En consonancia con todo lo expuesto, es criterio de esta Procuraduría, que 1. Apelando a la potestad certificadora del notario público, conferida expresamente por una ley de la República (Código Notarial), no se encuentra impedimento legal alguno para que las personas que van a efectuar la prueba práctica de manejo, puedan presentar fotocopias certificadas notarialmente en ausencia de los documentos originales descritos en el inciso a) del ordinal 4 de la Ley de Tránsito 2. En la especie, es factible realizar una interpretación sistemática y coherente de los preceptos ya indicados, puesto que la presentación de certificaciones notariales en ausencia de la documentación original, no contraviene o desvirtúa la naturaleza y finalidad prevista en el inciso a) del ordinal 4 de la Ley de Tránsito 3. Aceptar la tesis de una interpretación restrictiva y literal de la disposición de la cita implicaría una abierta y flagrante lesión a la potestad certificadora del notario público consagrada en una ley de igual jerarquía 2. Sobre la Potestad Certificadora en la Ley General de la Administración Pública Esta Procuraduría ya se ha referido en múltiples ocasiones a la potestad de certificación propia de la Administración Pública. Al efecto interesa destacar el dictamen C-139-1999 del 6 de julio de 1999, en el que se indicó “‘El tema que nos ocupa no es nuevo para la Procuraduría General de la República.(2) …Una primera precisión que se debe hacer, es que la potestad certificante(3) forma parte de la función pública. Es por ello, que el funcionario público que ejerce este poder, está realizando actividad administrativa, la cual se encuentra sometida a todo el régimen jurídico de Derecho Público, salvo que el ordenamiento jurídico, atendiendo a la naturaleza de la función, la regule en forma diferente. Como consecuencia de lo anterior, estamos en presencia de una función administrativa certificante(4) Esta función administrativa puede conceptualizarse ‘… como aquella desarrollada por el Estado de forma exclusiva o por entidades públicas o paraestatales e incluso por personas físicas por su concepción, que tiene por objeto la acreditación de la verdad, real o formal, de hechos, conductas o relaciones, en intervenciones de las relaciones jurídicas individuales, o intervenciones jurídicas públicas, por razones de seguridad jurídica e interés general’.(5) El ejercicio de la potestad certificante(6) no ha sido instituido a favor de todos los funcionarios públicos, es decir, no es una condición inherente a la calidad de funcionario(7), porque es el ordenamiento jurídico, a través de la ley,(8) el que señala cuales empleados públicos pueden ejercer esta función administrativa atendiendo a la competencia del órgano del cual es titular. En el caso de nuestro país, la Ley General de Administración Pública, en el inciso 2) del artículo 65, reserva esta competencia únicamente a los órganos que tengan funciones de decisión en cuanto a lo certificado o a su secretario. Ahora bien, para determinar si un funcionario es competente o no, es necesario precisar el concepto de funciones de decisión Sobre este tema no existe una posición unívoca como veremos a continuación. A quienes refieren este concepto a la competencia del órgano, en lo tocante a la custodia, tramitación y resolución del legajo donde se encuentra inserto un documento, dato o consta un hecho. Esta posición encuentra sustento, según afirman, en los artículos 369 del Código Procesal Civil y el 732 del Código Civil, que establecen que son documentos públicos todos aquellos que han sido redactados o extendidos por funcionarios públicos, según las formas requeridas y dentro del límite de sus atribuciones. Desde esta perspectiva, la función de decisión sería la facultad que tiene un funcionario público de adoptar un acto que se deriva de las competencias del órgano respectivo Por otra parte, a quienes sostienen que la función de decisión alude a la facultad que tiene un funcionario público de emitir actos externos que afectan a terceros. En este caso, siguiendo la clasificación entre órganos internos y externos(9), solo los funcionarios que sean titulares de los segundos, podrían ejercer esta potestad Como se indicó oportunamente, este órgano consultivo ha analizado el tema. En una primera aproximación, ‘...esta Procuraduría y concretamente mediante pronunciamientos números 48-73 de 24 de setiembre de 1973 (C-047-82 de 17 de marzo de 1982) y C-131-79 de 9 de julio de 1979, sostuvo, en los dos primeros, ‘que las certificaciones, constancias o informes deben necesariamente ser expedidos por la oficina en cuyos archivos o registros aparezca en forma fehaciente y pormenorizado el dato que debe hacerse constar...’, y por el tercero, que ‘el punto específico sobre quién puede certificar, queda resuelto por la Ley General de la Administración Pública, Nº 6227 del 2 de mayo de 1978, en su artículo 65, inciso 2)’(10). En relación con el primer aspecto, conviene traer a colación lo que indicamos sobre la potestad certificante en el dictamen 139-1999 Posteriormente, la Procuraduría se pronunció en el Dictamen C-53-94 de la siguiente forma ‘ (...) Sobre esta última afirmación, es menester recordar que la potestad de emitir este tipo de certificaciones constituye, como bien lo dijo esta Procuraduría en el citado dictamen, una ‘típica potestad de imperio’ que, además, eventualmente integra el ámbito de competencias externas de un determinado órgano administrativo’ ‘De ahí que, con claridad meridiana, puedan conceptualizarse como la manifestación de actos decisorios externos, que traducen la majestad imperial del Estado; por lo cual, resulta más que prudente reservar su titularidad al jerarca correspondiente, tal y como expresamente lo contempla la mencionada disposición de la Ley General de la Administración Pública. Los órganos externos en cualquier organización administrativa, son aquellos que, a diferencia de los internos, "manifiestan y declaran la voluntad, el conocimiento o el juicio de la organización a los terceros" (José Antonio García-Trevijano Fos, op. cit., p. 226). Indudablemente, tiene tal carácter el jerarca correspondiente y, en las hipótesis en que coexista con otros órganos de la misma naturaleza, los actos de éstos últimos son plenamente recurribles ante aquél, salvo norma en contrario o desconcentración operada por ley o reglamento (artículos 83 y 106 de la Ley General de la Administración Pública). Es decir, en principio los actos decisorios externos corresponden al jerarca, bien por provenir directamente de él, bien por ser recurribles ante el mismo…’ En otro dictamen, 226-98 de 3 de noviembre de 1998, expresamos que los auditores internos tienen competencia para certificar solo aquellos aspectos en los cuales tienen una función de decisión. Hemos de advertir, que la Sala Primera de la Corte Suprema de Justicia le dio un alcance más amplio, debido a que el auditor interno tiene competencia para certificar documentos, pese a que no han sido redactados o extendidos en su oficina, pero que forman parte integrante de un expediente instruido en su Despacho. El órgano jurisdiccional expresó además, que el auditor interno tiene competencia para certificar los documentos de todo el ministerio.’(11)… Para ir arribando a una conclusión es necesario, en primer lugar, hacer una precisión conceptual. El órgano externo no es sinónimo de órgano de gestión o activo. El primero, como se señaló, manifiesta y declara la voluntad o el juicio del ente; mientras que los segundos, manifiestan o realizan la voluntad del ente, con lo que, por lo general, sólo sus actos son capaces de surtir efectos jurídicos frente a terceros ‘También se les denomina órganos de gestión, por cuanto a través de ellos se manifiesta plenamente la voluntad del ente. En consecuencia, los actos emanados de los órganos de gestión son normalmente los únicos que pueden ser impugnados ante los tribunales competentes, ya que ellos inciden directamente sobre las situaciones jurídicas subjetivas de los particulares, especialmente, sobre la esfera de sus derechos subjetivos e intereses legítimos".(12) Con base en lo anterior, todo órgano de gestión o activo es externo, pero no todo órgano externo es necesariamente de gestión o activo Según Don Eduardo Ortiz Ortiz, los órganos externos coinciden con los agentes. Estos tienen la capacidad para formar, declarar, o ejecutar la voluntad del ente al que pertenecen. Se distinguen a su vez en: deliberantes, que forman la voluntad del ente, pero no la declaran hacia el exterior (juntas directivas de las autónomas) representantes, que representan y manifiestan la voluntad del ente ante terceros, tengan o no potestad para formarla (el gerente que adopta los contratos, los acuerdos y las resoluciones de la institución autónoma); y, ejecutivos, que realizan los actos materiales -no dirigidos a manifestar una voluntad- necesarios para poner en obra ante el público o ante terceros la voluntad antes expresada por los órganos representantes (13). Como puede observarse, los órganos ejecutivos son órganos externos, más no órganos de gestión o activos Lo anterior tiene la siguiente importancia, y que si se asimilan o se equiparan los órganos externos a los de gestión o activos, se puede caer en el error de afirmar que sólo los máximos órganos de la jerarquía administrativa, tanto en la Administración Pública central como la Administración Pública descentralizada (Presidente de la República, Ministro, el Poder Ejecutivo y Consejo de Gobierno, Juntas Directivas, Presidentes Ejecutivos, Gerentes, etc.) serían los únicos que podrían ejercer la potestad certificante Un segundo aspecto sobre el cual queremos llamar la atención es que, tanto la Procuraduría General de la República como los Tribunales de Justicia, han reconocido que un órgano interno y auxiliar(14), como es la auditoria interna, pueda ejercer la potestad certificante. De donde resulta que, el ejercicio de la función administrativa certificante, no es una atribución exclusiva de los órganos externos Mas aún, Don Eduardo Ortiz Ortiz, quien asimila los órganos internos con los auxiliares, expresa que dentro de estos últimos se encuentran los órganos documentales, que son los que reducen a escritura la voluntad de los agentes deliberantes y certifican esa documentación, como son los secretarios de actas.(15) Con base en lo anterior, podríamos conceptualizar la función de decisión como la facultad que tiene un funcionario público de adoptar un acto que se deriva de las competencia de un órgano, que, por lo general, es externo, pero no necesariamente de gestión o activo, aunque, jurídicamente es posible, que tenga esa doble condición Así las cosas, el jefe del Departamento de Estadística Pesquera puede emitir certificaciones sobre los expedientes y documentos que se encuentran en sus registros y que se relacionan con la competencia que le otorga el ordenamiento jurídico. Es importante recalcar, que la validez del acto administrativo certificante está condicionado a que en esos registros conste, de forma pormenorizada y fehaciente, el dato o el hecho que se certifica…” (Ver en el mismo sentido el dictamen C-178-2000 del 7 de agosto del 2000) (2) Sobre el particular véase los dictámenes C-194-89 de 9 de noviembre de 1989, C- 053-94 de 7 de abril de 1994, C-077-94 de 10 de mayo de 1994, C-134-98 de 13 de julio de 1998 y C-226-98 de 3 de noviembre de 1998 (3) "El concepto de certificar que el idioma nos ofrece hace referencia a instrumentos o documentos acreditativos de la verdad de un hecho, asegurándolo en regla o en la debida forma, teniendo una acepción derivativa como documento público o privado en que se asegura, afirma o da por cierta alguna cosa" MARTINEZ JIMENEZ (José Esteban) La Función Certificante del Estado, Instituto de Estudios de Administración Local, Madrid-España, primera edición, 1977, página 21 (4) COUTURE (Eduardo J.) , Estudios de Derecho Procesal Civil, Ediar, Soc. Anón. , Editores, Buenos Aires-Argentina, primera edición, 1949, Tomo II, página 67, considera que no hay razón técnica para suponer la vigencia de un poder o potestad certificante en el Estado. "Será fácil, en cambio, hallar la consagración de un principio de esta índole, en el texto de la ley. El llamado poder certificante, que no es otra cosa que la posibilidad de dar validez o eficacia jurídica predominante a ciertas aseveraciones, se halla instituido en la ley, cuando ella establece que determinados instrumentos ‘hacen (5) MARTINEZ JIMENEZ (José Esteban) op. cit. página 21 (6) GARCIA DE ENTERRÍA (Eduardo) y otro. Curso de Derecho Administrativo. Editorial Civitas, Madrid- España, Reimpresión a la tercera edición, 1980, página 373 clasifica la potestad certificante dentro de las potestades conservativas. "La clasificación más importante de las potestades es la que distingue las innovativas y las conservativas. Las primeras consisten en la posibilidad de crear, modificar o extinguir situaciones o relaciones jurídicas concretas, derechos, deberes, obligaciones, normas. Las segundas, se ordenan a conservar, tutelar, realizar situaciones jurídicas preexistentes, sin modificarlas o extinguirlas. Ejemplo de las primeras, las tres potestades aludidas (reglamentaria, expropiatoria, de policía); de las segundas, la potestad certificante, o ciertas manifestaciones de la propia potestad de policía" (7) COUTURE (Eduardo J.) op. cit. página. 67 (8) De conformidad con el artículo 59 de la Ley General de la Administración Pública la competencia será regulada por ley siempre que contenga la atribución de potestades de imperio (9) De acuerdo con la función los órganos son internos o externos. "Es interno el órgano que actúa en relación con otros órganos o para éste, sea porque los efectos de su conducta crean deberes o poderes en el mismo (relación jerárquica) o porque hacen posible la conducta de otro órgano (participación el procedimiento administrativo) Normalmente están creados por reglamento autónomo de organización y constituyen lo que podría denominarse las dependencias auxiliares de un órgano Es externo, en cambio, el órgano que actúa en relación con el público, o con otro ente, a nombre de aquél que pertenece. Los órganos externos o centro externos, en el sentido estricto de la palabra, están creados por ley". ORTIZ ORTIZ (Eduardo) citado por HERNÁNEZ VALLE ( Rubén) Las Figuras Organizativas, en Antología de Derecho Público, Primer Semestre, Cátedra de Derecho Público, Facultad de Derecho, Universidad de Costa Rica, 1984, página.64 (10) Véase dictamen 134-98 de 13 de julio de 1998 (11) "VI. El Jefe del Departamento de Auditoría Interna del Ministerio de Seguridad Pública sí tiene atribuciones para certificar documentos que, si bien no son redactados o extendidos en su oficina, son parte integrante de un expediente instruido en el Departamento a su cargo. Cierto es que los documentos cuya autenticidad refuta la actora no fueron expedidos por el Departamento de Auditoría, pero éste tiene competencia para dar validez a documentos de todo el Ministerio, pues su esfera de actividad se extiende a toda la Dependencia. Adviértase, además, que el Auditor Interno, según disposición del artículo 3, inciso a), del Reglamento Interno de la Unidad de Auditoría del Ministerio de Seguridad Pública. (Decreto Ejecutivo No. 15139-SP del 6 de enero de 1984), debe ostentar la calidad de "contador público autorizado", precisamente, para que ejerza su indiscutible capacidad para dar fe de la autenticidad de los documentos que forman parte de los expedientes levantados en su dependencia, máxime si entre sus funciones está: "...Determinar la confiabilidad de los datos contables, financieros..." (artículo 5, inciso b.). En consecuencia, estima ésta Sala que lo resuelto por el Tribunal en lo tocante a la admisión de documentos como parte del elenco probatorio se ajusta a derecho, toda vez que el Auditor Interno está facultado para certificar la validez de documentos contenidos en un expediente instruido en la Unidad a su cargo (Resolución N° 82-F-92-CON de las 15:05 horas del 20 de mayo de 1992 de la Sala Primera de la Corte Suprema de Justicia).” (el subrayado no es del original) (12) HERNANDEZ VALLE (Rubén) op. cit. página 62 (13) ORTIZ ORTIZ (Eduardo) Tesis de Derecho Administrativo. Documento Poligrafiado en la Facultad de Derecho, Universidad de Costa Rica, Tomo II, tesis 11, páginas 19 y (14) Los órganos auxiliares o no activos por lo general asumen la figura de auxiliares respecto de la gestión, ya que actúan con el fin de asegurar la bondad o la regularidad de la actividad confiada a los órganos de gestión o activos. Se subdividen en consultivos y de control. Los primeros, colaboran con los de gestión rindiendo dictámenes o dando consejos. Los segundos, les compete el asegurar que los actos de los órganos activos se ajusten a las normas legales (control de legalidad) o bien a criterios de oportunidad (control de mérito). HERNANDEZ VALLE (Rubén) op. cit (15) ORTIZ ORTIZ (Eduardo) op. cit. página 21 Ahora bien, tal y como lo ha señalado Couture, la potestad certificante de la Administración proviene de la ley “El llamado poder certificante, que no es otra cosa que la posibilidad de dar validez o eficacia jurídica predominante a ciertas aseveraciones, se halla instituído en la ley, cuando ella establece que determinados instrumentos ‘hacen fe’. La aptitud certificante ha sido instituída a favor de los funcionarios públicos por un texto legal pero esa aptitud no es una condición inherente a la calidad de funcionario… El poder certificante no es, pues, una emanación de la condición de escribano público ni del funcionario público, ni siquiera la irradiación de una facultad propia del Poder Ejecutivo. La eficacia de determinadas atestaciones de los escribanos o funcionarios, es una creación de la ley. La delegación del poder público es, apenas, un lejano recuerdo del régimen de enajenación de los oficios por parte de los reyes La ley crea esa medida de eficacia, ensanchándola en ciertos casos, limitándola en otros y anulándola en otros Bastaría que un día cualquiera una ley estableciera que los documentos públicos, para hacer fe, deberían ser reconocidos judicialmente por los funcionarios otorgantes, o que las escrituras autorizadas por los escribanos deberían ser sometidas a análogo tratamiento, para que la fe pública como institución desapareciera…” (Estudios de Derecho Procesal Civil, T. 2, Depalma, Buenos Aires, 1998, p. 67-69) En el ámbito nacional, tal y como se indicó, la potestad certificante del Estado se encuentra consagrada en el artículo 65 de la Ley General de la Administración Pública “Artículo 65. … 2. La potestad de emitir certificaciones corresponderá únicamente al órgano que tenga funciones de decisión en cuanto a lo certificado o a su secretario.” Pero además de lo anterior, los artículos 369 y 370 del Código Procesal Civil le otorgan fe pública a los documentos extendidos por los funcionarios públicos dentro del límite de sus atribuciones “ARTÍCULO 369. Documentos e instrumentos públicos Son documentos públicos todos aquéllos que hayan sido redactados o extendidos por funcionarios públicos, según las formas requeridas y dentro del límite de sus atribuciones Las fotocopias de los documentos originales tendrán el carácter que este artículo establece, si el funcionario que las autoriza certifica en ellas la razón de que son copias fieles de los originales, y cancela las especies fiscales de ley Es instrumento público la escritura otorgada ante un notario público, así como cualquier otro documento al cual la ley le dé expresamente ese carácter ARTÍCULO 370. Valor probatorio Los documentos o instrumentos públicos, mientras no sean argüidos de falsos, hacen plena prueba de la existencia material de los hechos que el oficial público afirme en ellos haber realizado él mismo, o haber pasado en su presencia, en el ejercicio de sus funciones.” En tanto la potestad certificante radica en manos del órgano que ostente la función de decisión (artículo 65 de la LGAP), tal y como lo ha avalado la Sala Primera de la Corte. Por ejemplo, ésta radicaría en los Ministerios, en el Ministro, Viceministro y -en principio- en el Oficial Mayor, mientras que en un ente autónomo o semiautónomo, corresponderá al gerente y en ciertas ocasiones al presidente ejecutivo, así como al secretario de la Junta Directiva en lo resuelto por ésta: “Además, por mayoría de razón y por principios elementales de lógica y conveniencia, deben admitirse las certificaciones individuales expedidas por los jefes de las divisiones, departamentos o secciones de la respectiva entidad, única y exclusivamente en cuanto a los documentos directamente emitidos por sus dependencias…” (sentencia de primera instancia reiterada en la resolución N.° 82-F-92-CON de las 15:05 horas del 20 de mayo de 1992 de la Sala Primera de la Corte Suprema de Justicia). Lo anterior, con inclusión de la potestad certificadora de las auditorías internas de conformidad con lo señalado en la resolución citada Visto lo anterior, así como el desarrollo jurisprudencial -tanto administrativo como judicial- sobre la potestad certificadora de la Administración, procede responder a la interrogante planteada por el consultante en el sentido de que los abogados de la Imprenta Nacional, por su simple condición de profesionales en Derecho, no tienen atribuida la competencia de emitir certificaciones de personerías jurídicas, copias certificadas de la cédula jurídica ni de las publicaciones realizadas en el Diario Oficial La Gaceta. Lo anterior en el entendido de que estos abogados no fueron contratados como Notarios Públicos, tal y como se infiere de la consulta planteada, así como del respectivo dictamen legal En los casos cuestionados en la consulta nos encontramos frente al ejercicio de la potestad certificadora de la Administración que, como tal, deben ser atendidos de conformidad con lo dispuesto en el 65 de la LGAP Lo anterior, sin embargo, no obsta para señalar que los documentos emitidos por funcionarios de la Imprenta Nacional (sean abogados o no) son documentos públicos siempre y cuando se ajusten a las formas requeridas y sean otorgados dentro de los límites de sus atribuciones. Además, estos funcionarios se encuentran facultados para emitir copias certificadas de los documentos en cuestión por expresa disposición del artículo 369 del Código Procesal Civil Procede ahora referirnos a cada una de las hipótesis planteadas en el asunto sometido al criterio de este órgano técnico jurídico  Sobre la personería jurídica de la Junta Administrativa de la Imprenta Nacional Indica el consultante que en la Institución “…es constante la solicitud de certificaciones de personería jurídica así (sic) de representación legal por mi condición de Director General con las facultades de representante judicial y extrajudicial...” Al respecto debe indicarse que la personería jurídica de la Junta Administrativa de la Imprenta está determinada en la Ley de Creación de la Junta Administrativa de la Imprenta Nacional, Ley N.° 5394 del 5 de noviembre de 1973, que dispone “Artículo 4º. … El Director de la Imprenta tendrá la representación judicial y extrajudicial de la Junta; y será su personero ejecutivo.” Esta Ley entró a regir a partir de su publicación (artículo 14), o sea, del 16 de noviembre de 1973, fecha en la que salió publicada en el Diario Oficial La Gaceta Ahora bien, el Director de la Imprenta Nacional es un funcionario de confianza, nombrado por el Poder Ejecutivo (artículo 4 inciso g del Estatuto de Servicio Civil). En este sentido, la publicación del nombramiento que se realiza en el Diario Oficial tiene como objetivo su comunicación al público en general interesado en el asunto (ver en este sentido los dictámenes C-285-82 del 3 de noviembre de 1982 y C-068-98 del 17 de abril de 1998) Desde esta perspectiva, en tanto la personería jurídica de la Junta Administrativa está dada por ley y en tanto el nombramiento del Director General ha sido publicado en el Diario Oficial La Gaceta ¿quién es el órgano competente para certificar dicha personería jurídica?. Para responder a esta interrogante hemos de estarnos al concepto de función de decisión señalado en el dictamen C-139-99 arriba citado, que refiere a “…la facultad que tiene un funcionario público de adoptar un acto que se deriva de la competencia de un órgano, que, por lo general, es externo, pero no necesariamente de gestión o activo, aunque, jurídicamente es posible, que tenga esa doble condición.” En el caso que nos ocupa, se debe determinar cuál o cuáles órganos son competentes para certificar o dar fe de la vigencia del nombramiento del Director General de la Imprenta Nacional. Asunto que en todo caso le compete definir de forma exclusiva a la Administración. Sin embargo, en tanto el Departamento de Personal y/o la Dirección Administrativa de cualquier órgano o entidad pública tienen entre sus competencias el extender certificaciones sobre los nombramientos de sus funcionarios, es claro que se encuentran facultados para certificar la personería jurídica del jerarca correspondiente. Certificación que en el caso específico de la Imprenta Nacional también podría ser extendida por el Secretario de la Junta Administrativa, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 65 de la LGAP · Sobre la copia certificada de la cédula jurídica de la Junta Administrativa La certificación de copias de la cédula jurídica de la Junta Administrativa, al igual que en el caso de las personerías jurídicas, bien puede ser emitida por el Secretario de la Junta Administrativa de la Imprenta Nacional o por el órgano que tenga en depósito la cédula en cuestión · Sobre la certificación de copias de publicaciones realizadas en el Diario Oficial La Gaceta Tal y como se indicó líneas atrás, la publicación de leyes, decretos, reglamentos o actos administrativos en el Diario Oficial La Gaceta constituye, por sí misma, el acto probatorio de la autenticidad del documento publicado. De allí que para efectos legales simplemente bastaría con citar el número y fecha de La Gaceta en que el documento ha sido publicado No obstante lo anterior, de requerirse copia certificada de una publicación realizada en La Gaceta, lo cierto es que en tratándose de un documento público al alcance de todos los habitantes, bien puede ser certificado por cualquiera de los órganos de la Imprenta Nacional al que le conste que la publicación en cuestión se ha realizado de forma efectiva, así como por el Secretario de la Junta Administrativa CONCLUSIÓN En virtud de lo anterior, es criterio de la Procuraduría General de la República que 1. La publicación de las normas jurídicas y de los actos concretos que se comuniquen mediante publicación, en el Diario Oficial, constituye un requisito de eficacia 2. Además, la publicidad en el Diario Oficial tiene como objeto garantizar la autenticidad de los textos publicados 3. El Diario Oficial La Gaceta es el Diario Oficial del Estado costarricense. Por ende, se trata de un documento público al alcance de todos y cada uno de los habitantes del 4. La certificación de publicaciones realizadas en La Gaceta referentes a leyes, reglamentos, decretos o actos concretos a comunicar, es innecesaria. Para efectos legales basta con citar la norma o acto respectivo, así como el número y fecha de La Gaceta en que fueron publicados 5. La potestad certificadora de la Administración proviene de la ley, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 65 de la Ley General de la Administración Pública. De allí que la potestad de emitir certificaciones corresponderá al órgano que tenga funciones de decisión en cuanto a lo certificado o a su secretario 6. En este sentido, ningún funcionario de la Imprenta Nacional, sea abogado o no, tiene atribuida la competencia de emitir certificaciones en virtud de su mera condición de funcionario público. Lo anterior, con excepción de la emisión de copias certificadas de documentos públicos, en los términos del artículo 369 del Código Procesal Civil, así como de los abogados que sean contratados en su condición de Notarios Públicos 7. La emisión de certificaciones de personería jurídica de la Imprenta Nacional corresponde al órgano con competencia en materia de personal de la Imprenta Nacional (Dirección Administrativa o Dirección de Personal, según sea el caso), así como al Secretario de la Junta Administrativa (artículo 65 de la LGAP) 8. La certificación de copias de la cédula jurídica de la Junta Administrativa de la Imprenta, bien puede ser emitida por el Secretario de la Junta Administrativa o por el órgano que la tenga en depósito 3. Sobre la Potestad Certificadora del Estado y las Corporaciones Municipales La emisión de certificaciones constituye una función administrativa que implica el ejercicio de una potestad de imperio. Así, la doctrina la ha definido como la función “(…) desarrollada por el Estado de forma exclusiva o por entidades públicas o paraestatales e incluso por personas físicas por su concepción, que tiene por objeto la acreditación de la verdad, real o formal, de hechos, conductas o relaciones, en intervenciones de las relaciones jurídicas individuales, o intervenciones jurídicas públicas, por razones de seguridad o interés general.” (MARTÍNEZ JIMÉNEZ, José Esteban, La función certicante del Estado, IEAL, Madrid, 1977, pág. 21) Y se concretiza “(…) en un acto administrativo de certificación, por cuyo medio un órgano administrativo acredita la verdad real o formal de un hecho, una situación, una relación o una conducta.” JINESTA LOBO Lobo, Ernesto. Tratado de Derecho Administrativo, San José, Biblioteca Jurídica Diké, TOMO I (Parte General), 2002, p 460. (Dictamen C-308-2006 del 1 de agosto del 2006) La potestad certificadora del Estado se encuentra contemplada en varios instrumentos normativos. Así, el artículo 65 de la Ley General de la Administración Pública establece en términos generales la potestad certificadora del Estado, al indicar Artículo 65.- 1. Todo órgano será competente para realizar las tareas regladas o materiales internas necesarias para la eficiente expedición de sus asuntos 2. La potestad de emitir certificaciones corresponderá únicamente al órgano que tenga funciones de decisión en cuanto a lo certificado o a su secretario Por su parte, los artículos 369 y 370 del Código Procesal Civil establecen el valor de los documentos expedidos por los funcionarios públicos, incluidos los actos certificantes ARTÍCULO 369. Documentos e instrumentos públicos Son documentos públicos todos aquéllos que hayan sido redactados o extendidos por funcionarios públicos, según las formas requeridas y dentro del límite de sus atribuciones Las fotocopias de los documentos originales tendrán el carácter que este artículo establece, si el funcionario que las autoriza certifica en ellas la razón de que son copias fieles de los originales, y cancela las especies fiscales de ley Es instrumento público la escritura otorgada ante un notario público, así como cualquier otro documento al cual la ley le dé expresamente ese carácter ARTÍCULO 370. Valor probatorio Los documentos o instrumentos públicos, mientras no sean argüidos de falsos, hacen plena prueba de la existencia material de los hechos que el oficial público afirme en ellos haber realizado él mismo, o haber pasado en su presencia, en el ejercicio de sus funciones De las normas transcritas se desprende que la potestad certificadora es una potestad administrativa, tal y como lo ha indicado este Órgano Asesor en varias oportunidades, al señalar “Una primera precisión que se debe hacer, es que la potestad certificante(3) forma parte de la función pública. Es por ello, que el funcionario público que ejerce este poder, está realizando actividad administrativa, la cual se encuentra sometida a todo el régimen jurídico de Derecho Público, salvo que el ordenamiento jurídico, atendiendo a la naturaleza de la función, la regule en forma diferente. Como consecuencia de lo anterior, estamos en presencia de una función administrativa certificante”. (Dictamen C-139-99 del 06 de julio de 1999. En el mismo sentido, es posible ver los dictámenes: C-053-94 del 7 de abril de 1994, C-178-2000 del 07 de agosto del 2000, C- 187-2002 del 22 de julio del 2002, C-133-2004 del 4 de mayo del 2004, C-440-2005 del 20 de diciembre del 2005, C-308-2006 del 1 de agosto del 2006 y C-325-2011 del 22 de diciembre del 2011) En el mismo sentido, la Sala Constitucional también ha advertido que la potestad certificadora es una típica función administrativa, al disponer “VI.-Competencia del CONACOOP para constituir títulos ejecutivos . Asimismo, consideran las actoras que la competencia certificadora que el artículo 13 de la Ley 6839 de cinco de enero de mil novecientos ochenta y tres es violatoria del debido proceso, al permitir que una entidad privada constituya unilateralmente un título ejecutivo, y lo pueda someter a cobro en la vía ejecutiva. Invocan las actoras la sentencia de esta Sala número 00998-93, de las quince horas cincuenta y cuatro minutos del veintitrés de febrero de mil novecientos noventa y tres, en la cual había sido considerada contraria al Derecho de la Constitución la capacidad de las asociaciones cooperativas de constituir este tipo de títulos “II. La potestad certificadora, que es propia de los entes públicos, es otorgada por la ley 4179 del 22 de agosto de 1968, a las Asociaciones Cooperativas, lo que conlleva un necesario ejercicio de la potestad de imperio del Estado, pues se les autoriza a través de esta ley a crear títulos que son ejecutivos y ejecutorios, siendo sujetos de derecho privado. A pesar de la cualidad de estos entes, de ser sujetos cuyo funcionamiento es de utilidad pública e interés social, ello no les da carácter público ni puede depositarse en las mismas competencias que sólo corresponden a entes del Estado, regidos por el derecho administrativo. El artículo 13 de la Ley de Asociaciones Cooperativas consultado, considera la Sala que es abiertamente contrario al principio de igualdad jurídica que rige nuestro sistema de derecho, por lo que lo pertinente es declararlo inconstitucional, ya que la posibilidad de certificar otorgada a un acreedor, deja al deudor en franca indefensión ante lo que administrativamente pueda certificar con referencia al monto, condiciones, exigibilidad y demás extremos que puedan serle reclamados. Conforme al artículo 91 de la Ley de la Jurisdicción Constitucional, se dimensionanan los efectos retroactivos, en el sentido de que la nulidad declarada no afecta los procesos en los que haya vencido el término para oponer defensas.” No obstante el precedente que acaba de ser citado, en la especie nos encontramos ante una situación muy distinta de la analizada por la Sala en aquella oportunidad. En efecto, el Consejo Nacional de Cooperativas, según fue explicado atrás, es un ente público de base corporativa, pero ente público al fin. Por ello, la potestad conferida por el artículo 13 impugnado no es a una asociación privada, como ocurriría si se tratara de una cooperativa de segundo o tercer grado, sino a un organismo público, creado por el legislador a efecto de satisfacer un interés general, que aunque beneficie en forma directa a las asociaciones cooperativas, indirectamente repercute en toda la sociedad, dada la función de desarrollo productivo y distribución de la renta que las cooperativas están constitucionalmente destinadas a cumplir. Es por ello que resulta válido atribuir al CCNACOOP una competencia certificadora que dé a sus actos ejecutividad Tratándose de entes públicos, ya la Sala ha reconocido la constitucionalidad de que aquellos puedan emitir certificaciones de créditos a su favor, con el carácter de títulos ejecutivos, a efecto de cobrarlos directamente sin tener que acudir a los procesos ordinario o monitorio. (Cfr. sentencias números 448-91, 903-91 y 3930- 95) (Sala Constitucional, resolución número 2004-11632 de las catorce horas con cuarenta y cuatro minutos del veinte de octubre del dos mil cuatro) Ahora bien, de acuerdo con el contenido de lo certificado, las certificaciones pueden contener declaraciones de juicio o declaraciones de conocimiento. Sobre la distinción entre ambos contenidos, hemos señalado “Un certificado de buena conducta o un certificado médico encierran una declaración de juicio que supone, naturalmente, un previo conocimiento; por el contrario, cuando la certificación se limita a poner de manifiesto lo que existe en archivos preestablecidos, nos encontramos ante una certificación de conocimiento. El funcionario que expide una certificación relativa a un asiento registral, no emite una declaración de voluntad, sino de conocimiento, en cuanto que le consta la exactitud entre el documento y el registro. No ocurre lo mismo en las declaraciones de juicio que son aquellas que no se basan en archivos preestablecidos, sino en una serie de análisis o conocimientos previos que el agente lleva a cabo para formar su juicio.” (GARCÍA- TREVIJANO FOS, José Antonio, Tratado de Derecho Administrativo, Madrid, Editorial Revista de Derecho Privado, segunda edición, Tomo II, Vol. I, 1971, p.226) En relación con las certificaciones de conocimiento, que son las que aquí interesan, el mismo autor agrega “El acto de certificación es una declaración de conocimiento con la finalidad de asegurar la verdad de lo que en él se contenga y que la Administración conoce. La Administración, para emitir estos actos, constituye unos datos que, por razones de seguridad jurídica e interés general, va a declarar son ciertos. Esta declaración la realiza mediante un acto administrativo de certificación en el que manifiesta ser verdad (real o formal) aquello que conoce y es objeto de dicho acto.” (GARCÍA- TREVIJANO, Op.cit., p. 226) De manera que el acto de certificación va precedido de otros actos previos sobre los cuales se constituye la base sobre la que se certifica. La Administración asegura la verdad de un hecho o situación, pero de manera limitada a exteriorizar aquello de lo que ya tiene constancia, pero lo hace basándose en algo objetivo u objetivable. (C-325- 2011 del 22 de diciembre del 2011) Cabe resaltar como se desprende de las antes citadas, que la posibilidad de emitir certificaciones no es consustancial con el cargo de funcionario público. En efecto, la posibilidad de emitir certificaciones es una potestad creada por normas legales, por lo que corresponderá al ordenamiento jurídico determinar qué órganos o funcionarios resultan competentes para efectuar las certificaciones Por ello, a efectos de establecer en qué órgano o funcionario recae la competencia certificadora, deberá analizarse lo dispuesto por el ordenamiento jurídico que regula al ente, en este caso, el Código Municipal Nos consulta la Municipalidad de Limón sobre la posibilidad que tienen los funcionarios de esa corporación que sean abogados, para expedir certificaciones. Ello por cuanto los referidos funcionarios no son notarios públicos, y por lo tanto, en criterio de ese ente municipal, no podrían ejercer la función notarial dentro de la Municipalidad Como lo indicamos líneas atrás, la función certificadora es una función pública. Ahora bien, en determinados supuestos, el ordenamiento jurídico ha otorgado la posibilidad de ejercer esa misma función a otros sujetos privados, en razón del interés público que reviste que ese tipo de funciones sean ejercidas además por sujetos privados. En este sentido, el Tribunal Constitucional ha señalado III.-Estima el Tribunal necesario reiterar el hecho de que el contador público autorizado no es un sujeto de derecho privado cualquiera, pues el Estado ha dispuesto, mediante la Ley 1038, que los documentos que expide tienen valor de documentos públicos, es decir, gozan de fe pública. La doctrina uniforme denomina fe pública a la veracidad o autoridad legítima atribuida a notarios, secretarios judiciales, cónsules, contadores públicos y otros funcionarios públicos o empleados y representantes de establecimientos de igual índole, acerca de actos, hechos y contratos realizados o producidos en su presencia, que se tienen por auténticos y con fuerza probatoria mientras no se demuestre su falsedad. El Estado otorga facultades especiales a estos funcionarios, para que cumplidas determinadas formalidades, autoricen el contenido de determinados actos o hechos, lo cual garantiza su autenticidad y por ende, su validez y eficacia jurídica. En el caso del contador público, el Estado lo ha autorizado para que los documentos que expida, estudios de estados financieros (auditorías) por ejemplo, estén investidos de tal carácter. Así, la función de dar fe, es una función eminentemente pública, atribuida por el Estado a un órgano o funcionario dependiente, como resultado de una necesidad social que tiene por objeto dotar a ciertas relaciones jurídicas privadas de fijeza, certeza y autoridad, para que surtan los efectos consiguientes. (Sala Constitucional, resolución número 2002-10089 de las catorce horas con treinta y seis minutos del veintitrés de octubre del dos mil dos.) En el caso de los notarios públicos, los artículos 1 y 2 del Código Notarial, señalan que el notariado es una función pública que es ejercida privadamente por aquellos profesionales en derecho que han sido debidamente habilitados. Disponen los artículos, lo siguiente ARTÍCULO 1.- Notariado público El notariado público es la función pública ejercida privadamente. Por medio de ella, el funcionario habilitado asesora a las personas sobre la correcta formación legal de su voluntad en los actos o contratos jurídicos y da fe de la existencia de los hechos que ocurran ante él ARTÍCULO 2.- Definición de notario público El notario público es el profesional en Derecho, especialista en Derecho Notarial y Registral, habilitado legalmente para ejercer la función notarial En leyes, reglamentos, acuerdos y documentos, cuando se use la palabra notario debe entenderse referida al notario público Ahora bien, contrario a lo indicado en la consulta formulada, la autorización otorgada por el ordenamiento jurídico para que los notarios ejerzan una función pública, no significa que el Estado y las Corporaciones Municipales no puedan, en el ejercicio de sus competencias, emitir actos similares a los actos que emite un notario público, ni mucho menos podríamos afirmar que en determinados supuestos sólo el notario público puede expedir determinados documentos Por el contrario, como lo indicamos, en el caso de los notarios estamos ante una habilitación legal para ejercer una función que es típicamente administrativa, pero que no implica una pérdida de la competencia para el órgano público. En este sentido, el Tribunal Notarial ha señalado “Ahora, la documentación cuestionada por el recurrente, es una certificación del respectivo expediente administrativo del Departamento de Acción Social de la Junta de Protección Social, proveniente de ésta y expedida por su Asesoría Legal, firmada por la señora Marcela Sánchez Quesada, en la condición de asesora legal y remitida a la citada Dirección, que a su vez lo envió al Juzgado Notarial, con nota suscrita por el Gerente General de esa entidad, según se aprecia a folios 125 y 148. Se trata, entonces, de la reproducción del contenido de un expediente administrativo, extendido por una persona que al tenor de lo explicado en la sentencia transcrita, cumplió una petición en el ejercicio de la función pública del Estado. De ahí que en aplicación del artículo 369 del Código Procesal Civil, según el cual, son documentos públicos todos aquellos que han sido extendidos por funcionarios públicos, según las formas requeridas y dentro del límite de sus atribuciones, este Tribunal concluye que la certificación constituye un documento público. En este orden de ideas, la fe pública es un atributo irrenunciable del Estado, por lo que si bien puede autorizar a un sujeto privado para su ejercicio, como ocurre en el caso del notariado público, no lo pierde, ni el funcionario, al producir o expedir los documentos respectivos en el ejercicio y con ocasión de sus funciones, debe ceñirse a lo dispuesto en el Código Notarial, como para que tenga que cumplir con los requerimientos estipulados en éste último Código, como señala el apelante concretamente respecto de lo dispuesto en los artículos 110 y 120 del Código Notarial, porque al hacerlo, con las salvedades de ley, como es el caso de la Notaría del Estado, por obvias razones, lo hace en la condición de funcionario y no como notario público. De ahí que no estime éste Tribunal de importancia la omisión de esos requisitos formales, o la supuesta circunstancia de que la citada funcionaria esté o no habilitada en el ejercicio del notariado y tampoco sería acertada la afirmación de que sólo pueden certificar los notarios públicos, como afirma el recurrente V.-Ese documento, entonces, tiene valor, pues es copia fiel y exacta, de un expediente público y como tal, es suficiente para establecer que ante esa entidad se presentó la certificación cuestionada, aún y cuando lo que conste en ese legajo, sea una copia de la original presentada. …” (Tribunal Notarial, resolución número 350-2010 de las nueve horas cinco minutos del veintitrés de setiembre del dos mil diez.) Por lo expuesto, la primera conclusión a la que podemos arribar es que la posibilidad de emitir certificaciones por parte de los funcionaros municipales – sean estos abogados o no- no dependerá de la condición de notarios públicos autorizados que tenga, sino de la atribución que haga la ley de dicha competencia Así, de conformidad con el artículo 53 del Código Municipal, el órgano competente para emitir las certificaciones solicitas a la Municipalidad, es el Secretario Municipal. Dispone el artículo, lo siguiente Artículo 53. — Cada Concejo Municipal contará con un secretario, cuyo nombramiento será competencia del Concejo Municipal. El Secretario únicamente podrá ser suspendido o destituido de su cargo, si existiere justa causa. Serán deberes del Secretario a) Asistir a las sesiones del Concejo, levantar las actas y tenerlas listas dos horas antes del inicio de una sesión, para aprobarlas oportunamente, salvo lo señalado en el artículo 48 de este código b) Transcribir, comunicar o notificar los acuerdos del Concejo, conforme a la ley c) Extender las certificaciones solicitadas a la municipalidad d) Cualquier otro deber que le encarguen las leyes, los reglamentos internos o el Concejo Municipal Sobre la potestad certificadora de las Corporaciones Municipales, este Órgano Asesor ha señalado El Código Municipal, N° 7794 de 30 de abril de 1998, y sus reformas, instituye en su artículo 53, la figura del Secretario del Concejo Municipal, quien como parte de sus funciones, deberá "extender las certificaciones solicitadas a la municipalidad" Esta norma constituye una regla especial, cuyo análisis fue abordado en el dictamen de la Procuraduría General de la República N° C-098-2000, de 9 de mayo de 2000 "Lo regulado por la Ley General de la Administración Pública en el párrafo segundo de su artículo 65, se aplica sólo en que caso de que no haya norma específica de igual rango que indique que órgano, concretamente, ostenta la potestad certificante. De manera tal que, tratándose de las certificaciones solicitadas a las municipalidades, lo dispuesto en el artículo 53, inciso c) del Código Municipal, se aplica con exclusión de lo regulado en el artículo 65 de la Ley General de la Administración Pública, ya que la primera disposición regula la misma hipótesis de hecho que lo regulado en la segunda, pero para un caso específico: las certificaciones emitidas por la municipalidad. El artículo 65, párrafo segundo de la Ley General de Administración Pública, sólo se aplicaría en caso de ausencia de una norma como el numeral 53 del Código Municipal. (…). Esta conclusión se sustenta en el grado de especialidad excluyente que expresa el artículo 53 del Código Municipal, por cuanto el artículo 65 de la Ley General atribuye la potestad certificante a los órganos que tengan decisión o su secretario, mientras que el Código Municipal lo limita únicamente al Secretario. El supuesto de hecho regulado en el artículo 53, c) del Código Municipal está subsumido en lo regulado por el artículo 65 de la Ley General de la Administración Pública, tal y como corresponde entre una norma general y una especial y, por ello mismo, se aplica con exclusión de aquel." Ello, por cuanto tratándose de una función administrativa certificante "el funcionario público que ejerce este poder, está realizando actividad administrativa, la cual se encuentra sometida a todo el régimen jurídico de Derecho Público, salvo que el ordenamiento jurídico, atendiendo a la naturaleza de la función, la regule en forma diferente" (Dictamen C-139-99, de 6 de julio de 1999) Ahora bien, lo señalado anteriormente no implica que las certificaciones municipales no deban cumplir con ciertos requisitos y formalidades, entre los cuales, este órgano consultivo ha enumerado los siguientes "a- Nombre y firma de la persona responsable. Considerando que a tenor del artículo 65 de la Ley General de la Administración Pública, la potestad certificante no es propia de todos los funcionarios públicos, debe entenderse entonces que el legitimado para ello, es el titular del órgano que ostenta la competencia, es decir, quien tenga funciones de decisión en cuanto a lo certificado, entendida estas funciones de decisión, como la facultad para adoptar un acto decisorio externo, propio de su competencia (...) b- Debe indicarse en forma clara y precisa el hecho que se va a certificar. Teniendo en cuenta que la certificación tiene por objeto la acreditación de la verdad real o formal de hechos o conductas, debe indicarse entonces en forma clara y precisa los hechos o situaciones que (…) se han de certificar c- Debe indicarse en forma clara la hora y la fecha en que se emite la certificación d- Debe constar el sello de la dependencia que la emite e- Salvo que el solicitante se encuentre exento por ley, debe cubrirse el importe de los timbres." Precisamente, tomando en consideración la naturaleza de la función certificante, la citada ley establece excepciones a lo dispuesto en el artículo 53, al disponer que los contadores y auditores municipales podrán también extender certificaciones en los casos previstos en los artículos 66, 71 y 85. Al tesorero municipal le compete emitir las certificaciones que den respaldo a la información presupuestaria correspondiente, que es remitida a la Contraloría General de la República (artículo 97 del Código Municipal) Fuera de esas hipótesis, corresponderá al secretario emitir la respectiva certificación, con vista en los registros que sobre la materia, se custodien en la municipalidad En lo que respecta a la emisión de las certificaciones por parte de los contadores y auditores, la Procuraduría en el Dictamen C-226-98, de 3 de noviembre de 1998, concluyó que "…los artículos del Código Municipal que aluden a las certificaciones emitidas por los contadores o auditores municipales, en lo que a estos últimos se refiere, se trata de una "autorización", pero no de una "obligación", por lo que consideramos que los Auditores Internos les corresponde certificar sólo aquellos aspectos en los cuales tienen función de decisión" Se desprende de lo expuesto, que el competente para emitir las certificaciones solicitadas a la Municipalidad, es el Secretario Municipal III. CONCLUSIONES Con base en lo antes expuesto, este Órgano Asesor concluye lo siguiente 1. La función certificadora es una función pública en la cual se acredita la verdad de un hecho, dato o afirmación 2. La habilitación efectuada por el ordenamiento jurídico para que diversos sujetos privados puedan ejercer una función certificadora, no implica el despojo de la función administrativa por parte de esos auxiliares de la Administración 3. La función certificadora en la Administración Municipal deberá ser ejercida por el Secretario Municipal, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 53 del Código Municipal ADVERTENCIA: El Centro de Información Jurídica en Línea (CIJUL en Línea) está inscrito en la Universidad de Costa Rica como un proyecto de acción social, cuya actividad es de extensión docente y en esta línea de trabajo responde a las consultas que hacen sus usuarios elaborando informes de investigación que son recopilaciones de información jurisprudencial, normativa y doctrinal, cuyas citas bibliográficas se encuentran al final de cada documento. Los textos transcritos son responsabilidad de sus autores y no necesariamente reflejan el pensamiento del Centro. 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